Recepcja – wizytówką biura

Jeśli prowadzimy działalność wiążąca się z częstymi wizytami klientów w naszej placówce – warto pomyśleć o stworzeniu recepcji. To miejsce, w którym klienci będą mogli uzyskać potrzebne informacje, kurierzy zostawić korespondencję, a pracownicy – podpisywać listę obecności. Dobrze zorganizowana recepcja pozwala usprawnić pracę biura, okiełznać dzwoniący wiecznie telefon oraz nadać firmie na pierwszy rzut oka bardziej profesjonalnego wyglądu. Należy jednak pamiętać, że recepcja stanowi także wizytówkę firmy, więc jakiekolwiek problemy z nią związane, odbiją się także na przedsiębiorstwie.

Dobra lokalizacja

Tworząc recepcję w biurze, musimy wybrać miejsce, do którego na pewno trafią petenci. Najbardziej oczywistym miejscem jest przestrzeń na wprost lub obok wejścia, nie w każdym budynku jednak da się ją tak zagospodarować. Jeśli umieścimy recepcję nieco dalej od drzwi frontowych – warto dobrze oznaczyć drogę do recepcji lub informacji za pomocą strzałek albo tabliczek.

Uśmiech na sam początek

Każdemu z nas na pewno zdarzyło się odwiedzić instytucję, w której na początku musieliśmy podejść do recepcji albo informacji, choćby by zapytać o drogę, potwierdzić nasze przybycie albo poprosić o identyfikator. Od osoby, która pracuje w takim punkcie zależy tak zwane pierwsze wrażenie, jakie o danym miejscu zagości w naszym umyśle. Jeśli spotkamy się z niegrzeczną lub obojętną reakcją na naszą osobą – raczej nie będziemy kojarzyć danej placówki zbyt dobrze. Dlatego warto mieć to uwadze, tworząc recepcję we własnej firmie. Osoby za nią odpowiedzialne powinny być miłe, komunikatywne i dobrze zorganizowane. Ich urok osobisty bowiem wpływa na to, jak nasza firma odbierana jest przez potencjalnych klientów i kontrahentów. Pracę recepcjonisty wykonują najczęściej kobiety – są one odporne na stres, a zarazem umieją załagodzić trudną sytuację.

Porządek i elegancja

Kolejnym ważnym punktem jest zadbanie o estetykę pomieszczenia lub korytarza, którym recepcja się mieści. Ciepłe, delikatne światło, przyjazne kolory oraz odpowiednio dobrane meble – na pewno sprawią dobre wrażenie. W tym miejscu należy skupić się na dwóch punktach. Pierwszym jest poczekalnia dla gości – jeśli mamy taką możliwość, warto pomyśleć o wygodnych, wyściełanych fotelach lub kanapach, a także o stoliku. Im wygodniejsze siedzisko zapewnimy oczekującym na spotkanie klientom lub kontrahentom, tym lepiej się będą czuć. Twarde, plastikowe krzesełka rodem z państwowych poczekalni w przychodniach zdrowia nie są dobrym wyborem, jeśli zależy nam na samopoczuciu klientów.

Drugim, bardzo ważnym meblem, jest lada recepcyjna. Należy wybrać model, który zasłania jak najwięcej blatu roboczego recepcjonisty, zwłaszcza jeśli przechowywane i przeglądane są tam różne dokumenty. Ciekawe opcje oferuje fabryka mebli biurowych Wuteh, proponowane przez nich rozwiązania można znaleźć na stronie internetowej lub w katalogu producenta. Lada recepcyjna powinna zarazem stanowić wygodne miejsce do obsługi przybywających gości, jak i blat do wykonywania innej pracy. Powinna także gwarantować możliwość bezpiecznego przechowywania np. korespondencji.